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  • Notizen.
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    Vom To-do zum Have-done: Die Strategie für mehr Zufriedenheit im Job.

    Mit diesen einfachen Schritten können Sie Ihre To-do-Liste revolutionieren und den Feierabend wirklich genießen.

Arbeit sinnvoll planen.

Freitagnachmittag im Büro. Der Kopf raucht, die Augen fühlen sich vom langen Starren auf den Bildschirm viereckig an und die Kolleg*innen verbreiten bereits Wochenendlaune. Eigentlich ist Ihre Konzentration schon längst dahin, doch blöderweise haben Sie noch die zwei wichtigsten Aufgaben der Woche auf Ihrer To-do-Liste. Sie fragen sich: „Was habe ich eigentlich die ganze Woche über gearbeitet?“, bleiben am Schreibtisch sitzen und ärgern sich ein bisschen über sich selbst. Die schlechte Nachricht ist: Wahrscheinlich werden Sie diesen Freitagabend im Büro verbringen. Die gute Nachricht hingegen: Mit ein paar einfachen Kniffen können Sie Ihre Arbeit so strukturieren, dass Sie nächsten Freitag mit dem Rest des Teams in den Biergarten gehen können.


Frau an Laptop.
Laptop.

Der wahre Zweck von To-do-Listen.

Gegen To-do-Listen per se ist überhaupt nichts einzuwenden, im Gegenteil: Richtig genutzt sind sie Gold wert und bringen Gelassenheit in den Arbeitsalltag. Die meisten Menschen neigen allerdings dazu, sich im Hinblick auf die Menge an Aufgaben, die sie in einer Woche bewältigen können, zu überschätzen. Oder noch häufiger: Sie vergessen, dass im Laufe der Woche Kleinigkeiten anfallen, die ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Damit die unerledigten Punkte auf Ihrer To-do-Liste Sie am Ende der Woche nicht vorwurfsvoll von der Schreibtisch-Ecke aus anblicken, sollten Sie einige Tipps beim Erstellen der Liste beherzigen.


  • Schreibutensilien.
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Die To-do-Liste sinnvoll gestalten.

- Überblick verschaffen: Nehmen Sie Ihr Notizbuch, ein Blatt Papier oder Post-Its und schreiben Sie alles auf, was Sie in der kommenden Woche erledigen müssen. Vergessen Sie dabei nicht, simple Dinge wie „E-Mails beantworten“ zu notieren.

- Ordnen und priorisieren: Teilen Sie Ihre To-dos auf die Wochentage auf. Achten Sie dabei darauf, dass Sie die wichtigste Aufgabe bereits montags oder dienstags einplanen. Behalten Sie unbedingt auch Ihre Termine im Blick: Tage mit vielen Meetings eignen sich nicht für zeitintensive Projekte, bei denen Sie sich stark konzentrieren müssen. An diesen Tagen arbeiten Sie sich am besten durch Ihre E-Mails oder führen Telefonate.


- Platz für Unvorhersehbares lassen: Entweder Sie planen täglich einen Slot für Spontanes ein oder Sie sehen zu, dass donnerstags und freitags noch Raum für Aufgaben bleibt, die Sie im Eifer des Gefechts noch nicht geschafft haben.

Nun sollten Sie einen guten Überblick haben, was in der Arbeitswoche auf Sie zukommt. Wenn Sie sich zusätzlich zur analogen Variante einen digitalen Überblick über Ihre To-dos wünschen, testen Sie doch die Browser-Erweiterung Momentum. Hier können Sie die Aufgaben des Tages in Ihrem Browser festhalten und direkt nach dem Erledigen abhaken. Zusätzlich motiviert das kleine Programm mit hübschen Bildern und einem täglich wechselnden Zitat.


Schreibutensilien.

Der Realitäts-Check: die Have-done-Liste.

Statt sich frühmorgens gleich in Ihrem Facebook-Feed zu verheddern und mit Kleinkram zu prokrastinieren, widmen Sie sich zuerst den wichtigen Aufgaben. Wenn Sie das erste (und wichtigste) To-do auf Ihrer Liste schon mittags wegstreichen, ist der Tag bereits gerettet. Das Wichtigste, um sich wirklich produktiv zu fühlen, ist die Have-done-Liste. Tragen Sie alles, was Sie den Tag über erledigt haben, in diese Spalte ein. Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, sollten übrigens auf keiner der beiden Listen auftauchen, sondern gleich erledigt werden. Die Have-done-Liste liefert am Ende der Woche einen realistischen Überblick über all das, was Sie zu bewältigen hatten. Somit können Sie Zeitfresser identifizieren, neue Wege finden, mit ihnen umzugehen, oder die Fülle Ihrer Aufgaben vor Ihrer*m Vorgesetzten rechtfertigen. Außerdem lernen Sie mit der Zeit, wie Sie die unterschiedlichen Tätigkeiten am besten über die Woche verteilen, damit diese möglichst effizient erledigt werden können. Das Schönste ist natürlich: Sie gehen mit dem guten Gefühl ins Wochenende, alles geschafft zu haben. Probieren Sie es nächste Woche doch einfach aus. Sie brauchen lediglich Stift und Papier und etwa 15 Minuten Konzentration für die Planung. Es bringt viel Stolz und Zufriedenheit mit sich, wenn man sieht, was man alles nebenbei schafft. Und das fühlt sich viel besser an, als zu prokrastinieren.